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代账公司如何提高服务效率?薛兴华:创新运营模式

来源:云帐房2018.05.30

代账公司如何提高服务效率?薛兴华:创新运营模式-云帐房

云帐房创始人兼CEO薛兴华

代账行业的低价竞争,虽然不是每个代账公司都适合参与低价竞争游戏,但是,如果你在有充分准备的前提下,主动采取低价竞争是可以在混战中实现弯道超越的效果。另外,即使你不采用低价竞争策略,通过创新运营模式提升效益,也是你应该全力去做的事情。

一、传统模式下,代账行业的盈利水平及降价空间

谈到盈利,我们当然首先要分析一下这个行业的盈利水平。30多年来,这个行业风平浪静,受技术条件的限制,这个行业很少能成规模发展,因此,虽然全国有不下10万家代账公司,但因没有特别大的服务机构,所以显得客源很充足,并且大家都能获得一个比较高的盈利水平。

大约估算,这个行业的整体毛利水平应该40%〜50%,当然随着规模的扩大,管理成本会呈线性增加,但一般服务在千户以内时,还不会受到管理水平的挚肘。从运营成本来看,无论是传统的服务机构还是所谓的互联网财税服务机构,大家的运营成本相差不大,甚至是传统服务机构的运营成本相对更低,原因是:不管是传统的、还是所谓的互联网的服务机构,运营模式基本相同、工作方式基本相同、采用的技术手段更是相同。

也正因为这个行业盈利水平很高,且门槛低,所以就会不断地有新的服务机构加入,特别是具备互联网思维的公司的加入,就使原本供需相对平衡、甚至需大于供的服务市场突然就转变成供过于求的市场。各种主动和被动降价的战争就此开始。针对毛利为40%〜50%的业务,当价格下降20%〜25%时,基本上就处在亏损的边缘了。也就是说,如果其他条件不变,你所能承担的降价空间最多也只能比原来的价格低25%左右。

目前,市场上的低价,也正是大体处在这样的价格水平。有没有办法能够突破目前的盈利水平?或者说:有没有办法能够做到降价不降利呢?答案是:有,但你需要果断地改变你的运营模式,走一条与众不同的运营之路。

二、跨越旧的运营模式,才有不一样的盈利水平

创新运营模式的目的是为了极大地提升运营效率,如果你的运营模式能够将效率提升到现在的10倍甚至20倍以上,你绝对应该认真、花精力去尝试。

传统方式下,盈利空间已经发挥得到了极致。由于受技术的限制,传统方式下的运营模式只能限于在“流水线”作业方式和“全能”作业方式之间进行选择。这两种模式下,不仅所经历的流程基本相同(外勤、票据整理、凭证录入、报税、装订),其的运营成本也大体相同。怎样突破呢?

(一)将客户纳入到服务运营体系中来

过去我们更多地关注内部的运营流程,现在应该更多地将眼睛往客户看。能否将传统的内部协同转变成内外协同,并让外部协同变得足够简单,成了模式创新成败的关键。即:采用适当的技术手段,让客户很简单地协同代账服务机构完成其对业务的描述,并能够将描述的结果准确无误地直接运用于记账和报税。

我们这里讲的协同,不是说仅仅让客户能够看到服务进度、更不是仅仅告诉客户是否要交服务费。而是让客户参与到财税管理的业务中来,即让客户亲自处理相关的票据采集和分类,这项工作既不需要专业知识,又是客户自己的本职工作(只有客户才最了解自己的业务),同时,这样的协同会极大地提升财税管理的质量。而目前几乎所有的代账服务机构还停留在:跟客户进行票据实物交接这样低层次上的协同,主要原因是:

1、代账服务机构心理上就认为客户不愿意协同

不少代账服务机构从心理上认为:要求客户协同会让客户流失,客户要求代账,就是为了什么都不要做。其实这是一个误解,大部分客户要求代账,是因为他不懂财税这个专业,那些连业务内容都不愿意配合协同的客户只是很少一部分。据我们了解,60%以上的客户是愿意配合代账机构工作的,剩余的40%中绝大部分还是空壳的“无账、零申报”的公司。关键还是代账服务机构要突破原来固有的客户不愿协同的心理。

2、技术上不能将客户纳入到协同运营体系

过去,用于记账报税的资料一直是通过纸质方式进行传递,加上会计核算从专业的“借贷”开始,客户既没有手段协同,更没有能力协同。

(二)分享两个成功的模式转变案例

如果你能够突破以往的心态,将客户纳入到你的运营体系中来,可以延伸出很多不同的有效模式,这也让你具备与众不同的竞争力。云帐房客户中不乏有创意的服务机构老板,今天我在这里分享来自于“南京九达”正在实践的两个成功案例,我认为这两个案例比较有代表性,我征求过李总的意见,她同意分享给大家:

1、将客户的行政和出纳人员变成了数据采集员

撇开客户的代办需求外,代账公司的核心业务就是记账和报税,记账和报税依赖的是客户的各类票据信息,而对票据信息最了解的还是你的客户,如果你能够逐步做到将各类票据的采集和整理由你的客户完成,加上能够有工具自动记账和报税,那你的工作就只剩下审核了。过去一个会计只能服务30〜60户客户(含零申报),现在是否能够做到一个会计审核500户客户甚至1000户?

“南京九达”李总在使用云帐房的过程中总结、发现并实践了这个模式。从九达的创新中,我们还验证了一个道理:同样一个目的,不同的思维,结果就是不一样。这里我也分享给大家。李总的客户中60%有行政或出纳,为了说服客户的行政和出纳协同采集数据,她是这样的说的:“你们要学财务,不能一辈子做出纳和行政,在学习的过程中不懂的我们免费教你们。”这些行政和出纳非常乐意在协同中学习。我们也有些客户是这样说的:“请你们协同我们采集数据,我们可以少收点费用。”两中说法,同样一个目的,效果却完全不同。

以前九达没有营销人员,客户主要是靠老客户介绍,现在李总重点增加了营销人员,开始了主动营销,她的目标就是要在保持现有人员数量的前提下,使每个从业人员服务到500户以上。

2、自助式记账报税,代账公司做财税顾问

国庆节前我去“九达”拜访李总,一进门她就跟我说:云帐房的产品好,有很多模式可以在云帐房产品上得到实现。除了上面的案例外,她还发现了云帐房解决方案中蕴涵着这样一个新的运营模式:代账公司的客户可以自助式记账和报税,而且适合这种自助式记账报税的客户数量还不少,于是她也已经开始尝试着将云帐房的产品出租给他们新发展的客户,每月只收几十元,让客户自己完成记账报税工作,他们作为服务机构,主要针对要求规范的客户提供顾问服务,每月收取几百到几千不等的顾问费。从反馈的情况来看,他们不仅获得了客户、多赚了钱,而且客户的黏性更强,同时还树立了自己的专业形象。

类似新的运营模式,我们还会不断地分享给大家,也希望各位有创新精神并愿意分享的机构老板及时将你们正在实践的模式告诉我们,你们放心,真正能够实践你们创新成果的机构不会很多,在创新的道路上你们是孤独的,因为能够坚持的人并不多。

三、关于代账工具选择的误区

2015年下半年以来,市场上出现了不少所谓的“互联网+财税”的工具,让人眼花缭乱,大部分代账机构都试用了不少于三套的工具,甚至出现了选择恐惧症。我认为目前为代账公司提供服务的产品仅仅为两款:一款就是传统的财务软件(包含将传统财务软件saas化的产品);另一套就是以我们云帐房为代表的“财税一体化、自动化”的财税实务解决方案。第一款有很多,第二款目前仅云帐房为代账公司提供(宣传一下云帐房,哈哈)。

(一)在选择产品前,没弄清楚自己想解决什么问题?

有不少代账公司面对市场上林林总总的代账工具,来一个试一个,每个都浅尝辄止,每一款都没有真正体会到真正的优点,结果还是停留在原地,浪费了宝贵的时间和先发的机会。

我们有这样一个规模比较大的客户,同时几个组在试用不同的产品,这个组说这款产品好,那个组说那款产品好,由于规模较大,老板没时间亲自体验各种产品,当然也不知道究竟那款产品适合他。为帮助这家公司解决产品选择的问题,我们约老板和各个试用组开了个产品和需求研讨会,请各产品试用组介绍各自试用的产品,通过他们自己人的介绍,这位老板立即明白了这几款产品的区别,该老板认为:如果产品跟以往没有大的改变,为什么我们要换?我们换产品的目的就是为了配合公司正在变化的模式,就是为了应对快速增长带来的各方面压力,就是为了增加核心竞争力。云帐房的产品符合他的运营变化的需求,他当场决定停止其他产品的试用,正式使用云帐房产品。

通过这个案例说明:选择工具前,首先要清楚自己要解决什么问题?你想在运营模式上做怎样的改变?然后再去寻找什么样的工具能够配合你解决问题、能够适应你的新的运营模式。

我始终认为:工具只是辅助性的,没有什么工具能够自喻为“神器”,关键是否适合你的思维、模式,如果你所选择的工具跟你的模式不匹配,再好的工具对你而言也没有用。先想清楚你需要什么,然后才是选择适当的工具,千万别将顺序弄颠倒了。

(二)误认为工具是万能的

云帐房在推广的过程中,首先告诉客户的是:别以为你今天选择了云帐房,明天你的成本就降低了多少倍。我们会很明确地告诉我们的客户,整个的效率提升过程是:因为云帐房产品并不是传统产品的“替代者”,而是传统产品的“颠覆者”,使用云帐房产品,需要突破原来的思维和使用习惯。

在你的员工刚开始不熟悉的时候,云帐房只能帮助你提升30%的效率,当你的员工经过1〜2个月的使用后,你能切身感受到你的员工所服务的客户数量是原来的三倍以上;如果你逐步将客户纳入到你的运营体系中来,能帮助你提升效率10倍以上。云帐房不仅仅是一款代账实务产品,更是一款蕴涵着崭新运营模式的行业解决方案。

为什么我们会首先做这样的说明呢?就是要让代账机构明白:技术只是承载你梦想的手段,是帮助你实现管理思路和运营模式变革的重要因素之一。只有当你想明白你需要做怎样有益的改变,技术才能成为“神器”,否则所谓的“神器”只能逞一时的“神气”。

总结

任何工具提升效率的空间都是有极限的,只有配合着运营模式的改变,才能让效率的提升具备无限想象的空间,当你能够将客户纳入到你的运营体系中的时候,效率和效益将有10倍甚至20倍的提升,这时,你面对低价竞争就更具主动性。

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